Stressfrei zu deiner Tombola
Mit meiner Organisations-Checkliste denkst du an alle wichtigen Punkte und hast deine Tombola von Anfang bis Ende komplett durchgeplant.
Wichtiges vorab klären
Bevor du mit der intensiven Planung loslegst, solltest du folgende Punkte klären:
- Steht dein Event, auf welchem die Tombola stattfinden soll? Sind der Termin und der Veranstaltungsort fix?
- Brauchst du eine Genehmigung für deine Tombola Veranstaltung?
- Musst du deine Tombola dem Finanzamt melden?
- Woher nimmst du das Budget und wie viel hast du zur Verfügung?
Kümmere dich um die Tombola Lose
Anzahl Lose
Überlege dir, wie viele Lose du für das Event benötigen wirst. Hier gehst du je nach Feier am besten folgendermaßen vor:
Betriebsfest, Firmen-Weihnachtsfeier oder Firmenjubiläum
Zunächst klärst du die Frage, ob es sich um eine firmeninterne Feier handelt – in diesem Fall kannst du auch direkt mit der Einladung eine Karte plus Kuvert für die Zu- oder Absage (Fristangabe) sowie mit oder ohne Begleitung beilegen. Diese kann dann z.B. beim Eingang in eine Kiste geworfen werden. Dadurch hast du schon die Gästezahl und kannst dann gut schätzen, wie viele Lose du benötigen wirst.
Wenn es sich um eine Firmenfeier für jedermann handelt, z.B. eine Eröffnungsfeier oder ein Jubiläum, dann orientiere dich an der Bekanntheit der Firma. Gleichzeitig könntest du auch auf Facebook das Event posten – hier kann man dann nämlich direkt „Zusagen“ oder „Interessiert“ anführen. Du kannst auch recherchieren, wie viele Besucher ähnlich große Firmen bei derartigen Events verzeichnen konnten.
Dorf- & Stadtfeste, Maifest, Sommerfest, Herbstfest, Martinsfest, Kirtag bzw. Kirchtag
Wirf einen Blick auf die Einwohnerzahl und denke etwa beim Sommerfest daran, dass sich der ein oder andere Haushalt im Urlaub befindet. Frag auf der Gemeinde nach, ob du die Besucheranzahl gleichwertiger Feste erfahren darfst. Vielleicht wurde sogar auf einem dieser Events auch eine Tombola durchgeführt?
Vereinsfest
Wenn es sich um kein öffentliches Vereinsfest handelt, sondern nur die Vereinsmitglieder mit Partner anwesend sein werden, dann kannst du dich gut an die Mitgliederanzahl halten. Hier könntest du eine Liste mit Namen an die Tür hängen, wo jeder ein Häckchen bei Zusage und plus Begleitung bzw. Absage setzen kann.
Handelt es sich um ein öffentliches Vereinsfest, wie ein Fußballfest, Feuerwehrfest, Jubiläumsfeier, Musikfest, etc., dann kannst du dich hier auch wieder an den verkauften Eintrittskarten (sofern es welche gibt) orientieren. Grundsätzlich ist es bei öffentlichen Vereinsfesten der Fall, dass viele Einwohner, Freunde & Bekannte von Vereinsmitgliedern teilnehmen werden. Gute Werbung bzw. Mundpropaganda sowie Werbung für die Tombola selbst sind dabei sehr wichtig. Ich empfehle dir auf alle Fälle ausreichend Lose drucken zu lassen.
Volksfest & Kirmes
Abhängig von der Größe & Bekanntheit des Veranstaltungsortes, den Werbemaßnahmen, der Jahreszeit und den Gewinnen im Rahmen der Tombola können hier schon einige Besucher teilnehmen. Zur besseren Planung:
Kleine Stadt bzw. kleines Dorf mit ca. 4 Tsd. bis 6 Tsd. Einwohnern und wenig Publicity bzw. Werbebudget >> Wenn es gut läuft, kannst du mit einer Besucherzahl von 2000 bis 4000 (Einwohner, ehemalige Einwohner, Besucher aus Nachbarorten) rechnen. Von diesen Besuchern wird natürlich nicht jeder ein Los kaufen. Dennoch solltest du ausreichend Lose verfügbar haben – ca. 2000 bis 5000 Lose kannst du sicherlich drucken lassen.
Genau so, wie oben beschrieben, kannst du auch bei einer größeren & bekannteren Stadt mit mehr Einwohner vorgehen.
Kindergarten- oder Schulfest
Hier kommt es darauf an, ob nur die Eltern, Geschwister und Großeltern eingeladen sind oder auch Freunde, Bekannte und generell alle Einwohner willkommen sind. Wenn nur der engere Kreis (Umfeld der Kindergartenkinder bzw. Schüler) gemeint ist, dann kannst du auch hier wieder eine Karte mit Zusage & Personenanzahl bzw. Absage mitgeben.
Sind grundsätzlich alle willkommen, kannst du ebenfalls die Gemeinde bzgl. Einwohnerzahl und bisherige Erfahrungen kontaktieren.
Matura oder Abi-Ball
Orientiere dich an den verkauften Eintrittskarten und der gesetzlich festgelegten Höchstzahl an Personen am Veranstaltungsort (sofern im Gebäude). Bedenke zudem, dass euch hier sicherlich viele Familienmitglieder, Freunde, Bekannte und Gäste finanziell unterstützen möchten (z.B. wird der Erlös oft für die Maturareise verwendet) – es werden daher sehr wahrscheinlich pro Person mehrere Lose gekauft.
Geburtstagsfeier
Du planst für einen runden Geburtstag eine Tombola? Hier ist die Ermittlung der benötigten Lose etwas leichter, da du die ungefähre Gästeanzahl kennst. Rechne mit 1 bis 2 Losen pro Gast.
Hochzeit
Auch hier kannst du leichter planen, da du die Gästezahl kennst. Da die Gäste das junge Brautpaar finanziell unterstützen möchten, werden hier sehr wahrscheinlich von den meisten Gästen mindestens 2 Lose käuflich erworben (vorausgesetzt ein Los kostet nicht mehr als 10 Euro und die Preise sind kreativ, lustig bzw. geeignet).
Tombola Preise
Ohne Preise wird deine Tombola keinen Erfolg bringen.
√ Erstelle eine Ideen-Liste mit möglichen Gewinnen
√ Erstelle eine Liste mit infrage kommenden Sponsoren inkl. Kontaktdaten
√ Mach dir am besten einen Zeitplan, wann du die jeweiligen Sponsoren aufsuchen wirst
√ Wenn du alle Tombola Preise beisammen hast, machst du dir im nächsten Schritt eine Liste mit der Platzierung der Gewinne – Hauptgewinn, 2. Preis, 3. Preis, 4. Preise (können gerne mehrere sein, wenn du genügend Preise hast). Zudem solltest du neben den jeweiligen Preisen auch den Wert hinzufügen
√ Notiere dir auch die Anzahl der Lose und darauf basierend die Gewinne & Nieten
Losgestaltung & Druck
Nachdem du nun die benötigte Los-Menge und die Namen der Sponsoren kennst, kannst du dich an die Gestaltung & den Druck machen. Entscheide zunächst, welche Tombola Variante du anbieten möchtest:
>> Röllchenlose mit sofortiger Gewinnausgabe ?
>> Rubbellose ?
>> Doppelnumern-Lose mit zeitpunktbezogener Verlosung ?
Bei Doppelnummern-Losen kannst du bei vielen Anbietern zwischen 1-seitig bedruckten Losen und 2-seitig bedruckten Losen wählen.
Vergleiche am besten mehrere Anbieter preislich und hinsichtlich der Gestaltungsmöglichkeiten.
>> Wo ist der Versand kostenlos?
>> Wo kannst du zwischen mehreren Los-Vorlagen wählen?
>> Wo kannst du selbst gestalten?
>> Wo kannst du günstig gestalten lassen?
>> Bei welchem Anbieter stimmen Preis/Leistung?
>> Bei welchem Anbieter erhältst du auch einen Top-Service?
>> Bei welchem Anbieter stimmen die Bewertungen?
>> Bei welchem Anbieter hast du ein gutes Bauchgefühl?
Welche Infos möchtest du auf deine Tombola Lose drucken lassen?
>> Logo und/oder Namen der größten Sponsoren
>> Eigenes Logo
>> Grafik, Bild
>> Datum, Ort und Uhrzeit der Verlosung
>> Wofür der Erlös verwendet wird
>> Die ersten drei Preise
>> Los-Preis
Tombola Verlosung
√ Der Ort bzw. Platz der Verlosung steht fest
√ Die Uhrzeit der Verlosung ist vorab festgesetzt
√ Erstelle eine Liste der Materialien & Dekoartikel für den Platz sowie den Ablauf der Verlosung. Überlege dir also vorab, wie du den Ort der Verlosung gestalten bzw. dekorieren möchtest
Praktische Checkliste für die einfache Tombola Organisation
Werbung für deine/eure Tombola
Damit auch jeder über die Tombola Verlosung Bescheid weiß und auch bekannt ist, wo Lose gekauft werden können, ist es wichtig Aufmerksamkeit zu erregen.
√ Die Veranstaltung selbst wird intensiv beworben
√ Die Tombola wird intensiv beworben – inkl. mögliche Gewinne
Möglichkeiten geeigneter Werbemaßnahmen:
>> Social Media, Print-Aneigen, PR, Gemeinde, Kirche, Plakat, Flyer, Radio, Website, Mitarbeiterzeitung, Anmerkung auf den Eintrittskarten, etc.
Du suchst noch Ideen für selbstgebastelte Tombola-Preise?
Viel Spaß beim Stöbern 😉